Hướng dẫn cách đóng gói đơn hàng an toàn chuẩn Shopee người bán cần biết

Vận chuyển hàng hóa là quy trình quan trọng và cần được thực hiện cẩn thận để hàng có thể an toàn giao đến tay người mua. Và một trong những yếu tố người bán cần chú tâm trong quy trình này chính là khâu đóng gói hàng. Bài viết hôm nay, chúng tôi sẽ chia sẻ và hướng dẫn bạn đọc cách để đóng gói đơn hàng chuẩn, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của Shopee cũng như đảm bảo an toàn và chất lượng hàng hóa.

Vì sao cần đóng gói đơn hàng theo đúng quy chuẩn Shopee?

Shopee là sàn thương mại điện tử lớn được hàng trăm người bán hàng và người tiêu dùng lựa chọn. Mỗi ngày có hàng trăm giao dịch, hàng trăm đơn hàng được xác nhận và thực hiện vận chuyển. 

Chính vì thế để có thể kiểm soát chất lượng các đơn hàng được giao, Shopee đưa ra các quy chuẩn và yêu cầu mà người bán buộc phải tuân theo trong khi đóng gói đơn hàng như:

• Hàng dễ vỡ: Cần được bọc kín, gia cố bằng các vật liệu chống va đập, chống vỡ để có thể vận chuyển an toàn.
• Hàng có chứa chất lỏng: Cần được cố định ở miệng, nắp sản phẩm để trong quá trình vận chuyển không bị đổ chất lỏng và phải được bọc bằng các chất liệu chống thấm nước.
• Hàng đặc biệt (bao gồm hàng dễ vỡ, hàng chứa chất lỏng, hàng dễ biến dạng,…): Cần được dán cảnh báo “Hàng dễ vỡ” khi đóng gói.

Việc đóng gói đơn hàng theo đúng quy chuẩn cũng là tiêu chí đánh giá của Shopee cho người bán khi lên Shopee yêu thích hoặc Shopee Mall. Nếu người bán không tuân theo các quy chuẩn đóng gói đã được Shopee đề ra như trên, người bán sẽ gặp một số bất lợi như bị Shopee xử phạt, cấm bán hàng nếu phát hiện ra, bị nhân viên giao hàng từ chối giao hoặc yêu cầu đóng gói lại. Trong trường hợp hàng hỏng hóc, đổ vỡ do đóng gói sai quy chuẩn khi đang giao hàng, đơn vị vận chuyển có quyền không bồi thường, hoàn trả hoặc tiêu hủy đơn hàng đó.

Chính vì thế, đóng gói đơn hàng chuẩn Shopee không chỉ là việc người bán cần làm để tránh các sự cố, thiệt hại mà còn là để đảm bảo hàng được giao với chất lượng tốt nhất đến tay người mua. Có như vậy thì chất lượng và uy tín của shop mới được giữ vững, được khách hàng đánh giá cao để từ đó bán được nhiều đơn hàng hơn.

Các vật liệu đóng gói đơn hàng mà người bán cần biết

Để đóng gói hàng Shopee theo đúng quy chuẩn, người bán sẽ cần sử dụng đến các vật liệu dưới đây. Người bán cần lựa chọn vật liệu gói hàng phù hợp với tính chất hàng hóa và tài chính của mình.

• Thùng carton: Thông thường, mọi đơn hàng đều được đựng trong thùng carton, chỉ trừ một vài mặt hàng, đơn hàng nhỏ. Kích thước thùng carton phụ thuộc vào kích thước của hàng hóa sao cho vừa khít để tránh va đập.
• Xốp bong bóng: Đây là vật liệu giúp chống va đập hiệu quả với giá thành rẻ và được sử dụng phổ biến. 
• Màng co: Một số loại màng phổ biến như màng PE, màng PP,… có độ dai tốt, chịu được nhiệt và chống thấm nước hiệu quả. Tuy nhiên vật liệu này tương đối dễ rách.
• Mút xốp: Các loại mút xốp như EPS, xốp PE không chỉ có tính ứng dụng cao mà còn có thể đổ khuôn theo ý muốn.
• Túi khí: Vật liệu đóng gói khá phổ biến dạo gần đây vì có khả năng chống xóc, vỡ, chống va đập tốt hơn xốp bong bóng. Tuy nhiên, vật liệu này hơi bất tiện khi sử dụng và có giá thành cao hơn.
• Băng keo: Vật liệu đóng gói đơn hàng không thể thiếu của mọi người bán hàng. Có nhiều loại băng keo khác nhau trong đó, người bán nên sử dụng loại băng chuyên dụng có độ dai, độ bền và dính cao.

Ngoài ra, người bán có thể sử dụng túi nilon niêm phong hàng hóa. Đây cũng là vật liệu gói hàng phổ biến hiện nay, tiện lợi, giá thành rẻ và phù hợp với nhiều mặt hàng đặc biệt là quần áo, văn phòng phẩm.

Quy trình đóng gói đơn hàng chuẩn Shopee

Sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn người bán thực hiện từng bước để có đóng gói đơn hàng chuẩn Shopee, từ khâu chuẩn bị cho đến khi giao cho người vận chuyển. Quy trình đóng gói hàng sẽ gồm 3 bước dưới đây.

Chuẩn bị hàng

Để lấy được đầy đủ và chính xác thông tin về đơn hàng cần đóng gói, người bán vào phần Kênh người bán trên Shopee. Sau đó chọn mục Quản lý đơn hàng, chọn Tất cả. Tại đây, mọi thông tin về đơn hàng sẽ được hiển thị bao gồm tình trạng đơn hàng Chưa xác nhận, Chờ lấy hàng hay Đã hoàn thành, Đã hủy,…

Người bán chọn các đơn hàng có tình trạng Chờ lấy hàng -> Chưa xử lý -> Chuẩn bị hàng. Sau khi đã hoàn thành thao tác này trên hệ thống, người bán sẽ có khoảng 2 ngày để đóng gói đơn hàng và gửi cho người vận chuyển. Người bán cần phải chuẩn bị xong đúng hạn nếu không sẽ bị Shopee trừ điểm shop. Chính vì thế, nếu chưa sẵn sàng và có khả năng đóng gói đơn trong 2 ngày thì người bán chưa nên thực hiện thao tác trên.

Trước khi đóng gói đơn, người bán sẽ cần in phiếu giao hàng từ hệ thống Shopee. Trên phiếu giao hàng sẽ gồm thông tin đơn hàng, thông tin người mua cũng như mã vận đơn để người giao hàng có thể xác nhận. 

Đóng gói đơn hàng

Tiếp theo người bán thực hiện đóng gói đơn hàng theo đúng quy chuẩn Shopee. Cách đóng gói hàng Shopee gồm các bước sau:

• Bước 1: Bọc kín các miệng nắp sản phẩm, cố định bằng băng keo để đảm bảo sản phẩm không bị tách rời các bộ phận, bị chảy chất lỏng,… Sau đó bọc mút hoặc xốp hoặc túi khí quang sản phẩm để tránh va đập.
• Bước 2: Bỏ sản phẩm vào thùng carton hoặc túi bọc hàng phù hợp. Chèn kín các khoảng trống xung quanh để cố định chắc chắn.
• Bước 3: Dán băng keo kín thùng carton hoặc gói hàng, đảm bảo hàng không bị rơi ra ngoài. 
• Bước 4: Dán Phiếu giao hàng đã in trước đó vào bên ngoài gói hàng. Người bán sẽ không cần ghi gì trên gói hàng Shopee nữa bởi Phiếu giao hàng đã có đầy đủ thông tin cần thiết. Trừ trường hợp là hàng dễ vỡ, người bán sẽ cần ghi chú hoặc dán thêm cảnh báo bên ngoài để người vận chuyển biết được.

Giao hàng cho đơn vị vận chuyển

Sau khi đã hoàn thành 2 bước trên, người bán chỉ cần phân loại các đơn hàng theo đơn vị vận chuyển mà người mua đã chọn. Đơn vị vận chuyển sẽ đến lấy hàng theo ngày, giờ, địa điểm đã được quy định trước đó. Nếu người bán không đưa đủ số lượng hàng hay đóng gói đơn hàng sai cách thì đơn vị vận chuyển có thể từ chối nhận giao hàng. Chính vì thế, người bán cần chú ý đáp ứng đúng các yêu cầu về chuẩn bị hàng cũng như thời gian.

Yêu cầu đóng gói chi tiết với từng mặt hàng khác nhau

Đối với mỗi mặt hàng khác nhau, Shopee sẽ có các yêu cầu đóng gói đơn hàng cụ thể, chi tiết khác nhau. Người bán cần xem các yêu cầu đóng gói tương ứng với mặt hàng của shop dưới đây để chắc chắn không vi phạm quy tắc đóng gói.

Quần áo, giày túi, văn phòng phẩm

Đây là mặt hàng phổ biến nhất trên Shopee và cũng là mặt hàng dễ đóng gói nhất. Thông thường, các mặt hàng quần áo, giày túi, văn phòng phẩm thường có hộp của nhà sản xuất đi kèm. Trong trường hợp này, người bán chỉ cần sử dụng túi nilon niêm phong hàng bọc bên ngoài và cố định chắc chắn bằng băng keo.

Đối với cách đóng gói hàng quần áo, giày túi, văn phòng phẩm không có hộp của nhà sản xuất, người bán có thể sử dụng hộp carton hoặc túi gói hàng. Trước khi gói cần xếp gọn và có thể bọc ngoài bằng màng co, túi bóng kính để chống thấm nước. 

Đối với một vài mặt hàng văn phòng phẩm dễ vỡ, người bán cần sử dụng thêm các túi khí, xốp bong bóng để tránh va đập, đổ vỡ. Với giày dép, túi xách dễ biến dạng, người bán cần sử dụng thêm xốp để giữ form, chống móp, méo trong khi vận chuyển.

Điện tử, điện lạnh, đồ công nghệ

Mặt hàng điện tử, điện lạnh, đồ công nghệ là những mặt hàng dễ vỡ, có giá trị cao và tương đối cồng kềnh khi vận chuyển. Chính vì thế người bán sẽ cần tuân thủ các quy định sau:

• Bọc xốp 6 mặt sản phẩm với độ dày tối thiểu 2,5 cm hoặc chèn xốp kín xung quanh.
• Nếu dùng xốp bong bóng hoặc túi khí, cần quấn quanh sản phẩm 2 – 3 lớp.
• Gói hàng trong thùng carton, nếu hàng có đi kèm hộp của nhà sản xuất thì vẫn phải đóng thùng carton bên ngoài.
• Dán băng keo xung quanh cố định thùng carton, dán cố định các góc thùng để tránh móp méo, rò rỉ sản phẩm
• Dán tem hoặc ghi chú “Hàng dễ vỡ, giá trị cao” bên ngoài thùng carton.
• Niêm phong 2 lớp đối với hàng không kèm hộp của nhà sản xuất, 1 lớp quanh sản phẩm và 1 lớp bên ngoài thùng carton. Đối với hàng có hộp của nhà sản xuất chỉ cần niêm phong 1 lớp bên ngoài thùng.

Riêng đối với đơn hàng có từ 2 sản phẩm trở lên, người bán thực hiện đóng gói từng sản phẩm theo quy định trên. Sau đó dùng băng keo cố định thành một khối hàng và dùng màng co bọc nhiều lớp xung quanh.

Hàng dễ vỡ, chứa chất lỏng

Hàng dễ vỡ và hoặc chứa chất lỏng là mặt hàng cần người bán đóng gói cẩn thận để không xảy ra sự cố trong khi vận chuyển. Với mặt hàng chứa chất lỏng như dầu gội, sữa tắm, dầu ăn,… người bán cần bịt kín các miệng, nắp sản phẩm để tránh rò rỉ chất lỏng ra bên ngoài. Sau đó cần bọc 2-3 lớp chống xóc, chống va đập bằng xốp bong bóng hay túi khí bên ngoài và đặt vào thùng carton.

Đối với hàng dễ vỡ như chai lọ thủy tinh, sành sứ, nhựa mỏng, người bán cần bọc bằng xốp bong bóng từ 4 – 5 lớp hoặc từ 2 – 3 lớp túi khí. Sau đó cho vào thùng carton hay thùng gỗ và bắt buộc phải chèn kín khoảng trống xung quanh bằng mút hoặc xốp. Nếu đóng 2 lần hộp thì phải bọc xốp, mút xung quanh hộp nhỏ. Cuối cùng là dán tem hoặc ghi chú “Hàng dễ vỡ” bên ngoài hộp.

Đối với những mặt hàng có nhiều rủi ro, dễ rơi vỡ như trên, người vận chuyển có thể từ chối giao hàng nếu người bán không đóng gói đơn hàng đảm bảo an toàn. Bên cạnh đó, nếu xảy ra vấn đề rơi vỡ, hỏng hóc sản phẩm trong quá trình vận chuyển thì rủi ro và chi phí sẽ hoàn toàn do người bán chịu.

Thực phẩm sấy khô

Thực phẩm sấy khô không phải mặt hàng dễ rơi vỡ, móp méo trong quá trình vận chuyển nên người bán sẽ không cần bọc kĩ bằng các vật liệu chống va đập. Tuy nhiên, để bảo quản  chất lượng của thực phẩm sấy khô, người bán cần sử dụng bao bì chống thấm nước, chống ẩm, hút chân không để đóng gói sản phẩm.

Sau đó, thực hiện quấn quanh sản phẩm bằng nhiều lớp màng co để tránh sản phẩm thoát mùi gây ảnh hưởng đến các sản phẩm khác trong quá trình vận chuyển cũng như thu hút động vật. Cuối cùng, thực hiện bọc sản phẩm bằng xốp bong bóng 2 – 3 lớp trước khi đóng vào thùng carton.

Người bán cần đặc biệt lưu ý các điều kiện bảo quản thực phẩm về ánh sáng, độ ẩm không khí cũng như nhiệt độ. Nếu có điều kiện bảo quản đặc biệt, cần ghi chú để người giao hàng biết. Hoặc nếu điều kiện giao hàng bình thường không thể đáp ứng bảo quản, người bán cần có phương án giao hàng đặc biệt. Ngoài ra, một vài đơn vị vận chuyển sẽ không tiếp nhận các sản phẩm có thời hạn sử dụng ngắn ngày để giao.

Thực phẩm tươi sống, đông lạnh

Thực phẩm tươi sống, đông lạnh sẽ được vận chuyển bằng Shopee Xpress Instant hay NowShip trong thời gian ngắn. Để bảo quản độ tươi sống của thực phẩm, người bán khi đóng gói đơn hàng cần chú ý:

• Thịt, cá tươi sống, đồ đông lạnh: Phải đóng trong túi zip và ướp đá xung quanh để giữ được độ tươi, lượng đá phải đủ cho đến khi giao xong hàng.
• Trứng: Sử dụng vỉ đựng trứng chuyên dụng và bọc nhiều lớp nilon, xốp bong bóng bên ngoài, không được để chung với các hàng hóa khác để tránh va đập, vỡ trứng.
• Rau, củ, quả: Cần đóng trong túi zip hoặc sử dụng bao cuộn rau, củ, quả chắc chắn.

Một số lưu ý khi đóng gói đơn hàng Shopee

Ngoài việc đáp ứng đúng theo các yêu cầu đóng gói đơn hàng chuẩn Shopee như trên, người bán cần biết một số lưu ý sau. Đây không chỉ là những lưu ý trong quá trình đóng gói hàng mà còn là những kinh nghiệm giúp hàng của bạn đảm bảo chất lượng trong quá trình vận chuyển:

• Chọn thùng carton: Người bán nên chọn thùng carton có kích thước vừa với sản phẩm, không nên quá to vì sẽ bị va đập nhiều, cũng không nên quá khít. Thùng carton nên chọn loại dày, bền và cứng cáp, không sử dụng thùng carton ướt, mỏng  để tránh bị rách.
• Mã vận đơn, phiếu giao hàng: Không gửi hàng thiếu mã vận đơn hoặc không có phiếu giao hàng. Ngoài ra, với những mặt hàng có giá trị, người bán nên che thông tin sản phẩm trên phiếu giao hàng, mã vận đơn được dán bên ngoài để tránh mất cắp, mất trộm.
• Túi đựng đơn hàng: Người bán không nên làm phồng, căng túi đựng để tránh bị rách, vỡ. Phải sử dụng túi đựng đùng thuộc đơn vị vận chuyển mà người mua chọn.
• Chụp đơn hàng: Để có cơ sở minh chứng giải quyết các rắc rối phát sinh nếu có sau này, người bán nên chụp hoặc quay video lại hình ảnh sản phẩm cũng như đơn hàng. Đây là việc làm để kiểm chứng chất lượng hàng trước khi được đóng gói cũng như cách đóng gói đơn hàng đã đảm bảo đúng quy chuẩn hay chưa.

Đặc biệt, người bán không nên sử dụng các vật liệu gói hàng không được Shopee quy định. Và nếu người bán không tự tin với việc tự mình đóng gói thì có thể thuê dịch vụ đóng gói sản phẩm được nhiều bên vận chuyển cung cấp.

Cách đóng gói hàng gửi bưu điện có gì khác?

Người bán trên Shopee bên cạnh lựa chọn sử dụng dịch vụ giao hàng do các đơn vị vận chuyển cung cấp thì còn có thể lựa chọn gửi hàng qua bưu điện. Về cơ bản, sử dụng phương thức giao hàng qua bưu điện không phổ biến và tiện lợi như các công ty chuyên vận chuyển nhưng cũng có những ưu điểm nhất định. 

Ưu điểm lớn nhất là gửi hàng qua bưu điện sẽ an toàn và đảm bảo chất lượng tốt hơn. Cước phí vận chuyển phụ thuộc vào trọng lượng đơn hàng nên trong một số trường hợp sẽ rẻ hơn so với đơn vị vận chuyển. Vậy cách đóng gói đơn hàng gửi bưu điện có gì khác so với cách đóng gói chuẩn Shopee hay không?

Câu trả lời là không quá khác biệt, cách đóng gói hàng Shopee hay gửi bưu điện đều tương tự nhau, người bán phải đóng hàng càng chắc chắn càng tốt. Tuy nhiên, sẽ có một số điểm khác mà người bán cần chú ý:

• Gửi hàng qua bưu điện có thể bị kiểm tra: Đối với một số mặt hàng chưa xác định, bưu điện sẽ yêu cầu mở ra để khám xét nên người bán cần đảm bảo hàng được đóng có thể mở ra kiểm tra bên trong dễ dàng.
• Cần ghi đầy đủ họ tên người nhận, địa chỉ: Nếu không có phiếu giao hàng hay mã vận đơn, người bán sẽ cần tự ghi thông tin người nhận.

Bài viết hôm nay, chúng tôi đã chia sẻ đến bạn đọc cách để đóng gói đơn hàng chuẩn Shopee và các lưu ý chi tiết trong đó. Mong rằng các thông tin trong bài viết đã giúp ích cho quá trình đóng gói hàng của bạn.